Beurkundung bedeutet, dass die Urkundsperson die aufzunehmende Urkunde der erschienenen Person vorliest, diese die Urkunde genehmigt und die Urkunde dann von der erschienenen Person und dem Konsularbeamten bzw. der Konsularbeamtin eigenhändig unterschrieben wird. Dieses Verfahren gewährleistet den Nachweis, dass von einer Person zu einer bestimmten Zeit die in der Urkunde niedergelegten Erklärungen abgegeben wurden. Bei einer Beurkundung muss der Urkundsbeamte bzw. die Urkundsbeamtin die Urkunde gründlich prüfen und die erschienene Person über die Wirkung der in der Urkunde abgegebenen Erklärungen belehren.

Unterschriftsbeglaubigung hingegen bedeutet, dass die erschienene Person ihre Unterschrift auf einer, z. B. durch ein deutsches Notariat bereits vorbereiteten schriftlichen Erklärung vor dem Konsularbeamten bzw. der Konsularbeamtin leistet. Hierbei wird nur der Nachweis erbracht, dass das Dokument von einer bestimmten Person unterzeichnet wurde.

Wichtig: Die Unterschriftsbeglaubigung darf nicht mit der Beglaubigung von Fotokopien verwechselt werden. Beglaubigung von Fotokopien bedeutet nur, dass das Konsulat die Übereinstimmung von Fotokopien mit der dem vorgelegten Original bestätigt.

In folgenden Fällen ist die Beurkundung erforderlich:

• Aufnahme einer eidesstattlichen Versicherung z. B. für einen Erbscheinsantrag oder zum Personenstand
• Zustimmung der Mutter zur Vaterschaftsanerkennung
• Eheverträge/Lebenspartnerschaftsverträge*
• Testamente und Erbverträge*
• Grundstücksangelegenheiten*

Mit * gekennzeichnete Beurkundungen können nicht an der Deutschen Botschaft in Bern vorgenommen werden. Zur Gewährleistung einer umfassenden rechtlichen Beratung wird empfohlen, solche Beurkundungen bei einem Besuch in Deutschland von einem deutschen Notariat vornehmen zu lassen.

In sonstigen Fällen genügt meist die Unterschriftsbeglaubigung. Diese sind z. B.

• Erbschaftsausschlagungen
• Erklärungen, die Grundlage für Eintragungen in deutsche Register sein sollen, wie z. B. Handelsregisteranmeldungen, Bewilligung der Eintragung oder Löschung eines im Grundbuch eingetragenen Rechts
• Vollmachten (soweit keine Beurkundung erforderlich)
• Genehmigungserklärungen
• Antrag auf Führungszeugnis

Bitte lesen Sie sich die Informationen auf unserer Webseite durch. Beabsichtigen Sie als deutscher Staatsangehöriger bzw. als deutsche Staatsangehörige im Ausland die Ehe zu schließen, so benötigen Sie in aller Regel ein deutsches Ehefähigkeitszeugnis, das vom zuständigen deutschen Standesamt an Ihrem (letzten) Wohnort in Deutschland ausgestellt wird.

Zuständig ist das Standesamt, in dessen Zuständigkeitsbereich Sie zuletzt in Deutschland mit Wohnsitz gemeldet waren. Ergibt sich daraus keine Zuständigkeit, weil Sie bisher noch nie in Deutschland gemeldet waren, so ist das Standesamt I Berlin zuständig.

Setzen Sie sich möglichst vorab mit dem zuständigen Standesamt in Deutschland in Verbindung, um verbindliche Informationen zu den vorzulegenden Unterlagen zu erhalten und das Ehefähigkeitszeugnis zu beantragen.

Ggfs. benötigte Beglaubigungen von Fotokopien oder Unterschriftsbeglaubigungen können im Nachgang bei der Deutschen Botschaft Bern mittels Terminvereinbarung durchgeführt werden.

Wenn eine Geschäftsbeziehung zu einer Bank begründet wird - also z. B. ein Konto eröffnet werden soll - muss nach den Vorschriften des Geldwäschegesetzes (GWG) eine Identitätsprüfung erfolgen. Die Verantwortung für diese Identitätsprüfung liegt bei den Banken selbst. Aus diesem Grund führen Auslandsvertretungen bei Kontoeröffnungen selbst keine Identitätsprüfung oder Unterschriftsbeglaubigung durch.

Stattdessen gibt es für die Identitätsprüfung im Ausland folgende Möglichkeiten:

• Wenn vorhanden: Auslandsniederlassungen der jeweiligen Bank; einige Banken bieten zudem die Möglichkeit der Videoidentifizierung an
• In Mitgliedstaaten der EU können Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Notariate und andere Banken die Identifizierung vornehmen

In folgenden Ausnahmefällen kann die Auslandsvertretung an der Identitätsprüfung mitwirken:

• Ausländische Studentinnen und Studenten sind vor Einreise zwecks Studienaufnahme nach Deutschland gehalten, bei der Visumsbeantragung mittels Sperrkontos ausreichende Mittel für das Studium nachzuweisen. Gleiches gilt für die Einreise zwecks Arbeitssuche. In diesen Fällen können die Auslandsvertretungen durch Unterschriftsbeglaubigung und Beglaubigung einer Ausweiskopie an der Identitätsprüfung mitwirken
• Abschluss von Studentendarlehen der KfW

Der Text der Beurkundung ist auf Deutsch verfasst, weil die Urkunde grundsätzlich zur Verwendung in Deutschland bestimmt ist. Bei Bedarf wird der Urkundentext bei der Beurkundung mündlich von der beurkundenden Person in die französische oder englische Sprache übersetzt.

Sollte eine schriftliche Übersetzung in eine andere Sprache notwendig sein, muss die Übersetzung auf eigene Kosten bei einer geeigneten Fachperson außerhalb der Botschaft in Auftrag gegeben werden.

Der Text, unter dem eine Unterschrift beglaubigt werden soll, muss in einer Sprache verfasst sein, die die erschienene Person und der Konsularbeamte bzw. die Konsularbeamtin beherrschen. Deshalb sind im Allgemeinen Texte in deutscher, französischer oder englischer Sprache zulässig.

Bei Texten in anderen Sprachen ist es wichtig, dass die erschienene Person den Inhalt des Textes kennt, und der Konsularbeamte bzw. die Konsularbeamtin den Inhalt aufgrund eigener Sprachkenntnis verstehen kann. Bei mehrsprachig verfassten Texten ist anzugeben, welche Sprachfassung verbindlich ist.

Honorarkonsulinnen und Honorarkonsuln können keine Beurkundungen vornehmen. Bei den Honorarkonsulinnen bzw. Honorarkonsuln handelt es sich um Privatpersonen, die das Amt ehrenamtlich neben ihrem Beruf wahrnehmen. Deshalb ist es ratsam, sich vorher telefonisch zu erkundigen, welche Dienstleistungen genau angeboten werden und wie ein Termin vereinbart werden kann.

Die Honorarkonsuln in Basel, Genf und Balzers/Liechtenstein sowie die Honorarkonsulin in Lugano können Unterschriftsbeglaubigungen und Beglaubigungen von Fotokopien vornehmen.