L'authentification consiste pour l'officier public à lire le document à enregistrer à la personne présente, à faire approuver ce document par celle-ci, puis à le faire signer de sa propre main par la personne présente et par le fonctionnaire consulaire. Cette procédure garantit la preuve qu'une personne a fait, à un moment donné, les déclarations consignées dans le document. Lors d'une authentification, l'officier public doit examiner minutieusement l'acte et informer la personne présente des effets des déclarations faites dans l'acte.

La légalisation de signature, en revanche, signifie que la personne présente appose sa signature devant le fonctionnaire consulaire sur une déclaration écrite déjà préparée, par exemple par un notaire allemand. Dans ce cas, seule la preuve que le document a été signé par une personne déterminée est apportée.

Important : la légalisation de signature ne doit pas être confondue avec la certification conforme de photocopies. La certification conforme de photocopies signifie uniquement que le consulat confirme la conformité des photocopies avec l'original présenté.

L'authentification est requise dans les cas suivants :

• Établissement d'une déclaration sur l’honneur, par exemple pour une demande de certificat d'héritier ou concernant l'état civil
• Consentement de la mère à la reconnaissance de paternité
• Contrats de mariage/contrats de partenariat*
• Testaments et pactes successoraux*
• Affaires immobilières*

Les actes notariés marqués d’un * ne peuvent pas être établis à l’ambassade d’Allemagne à Berne. Afin de garantir un conseil juridique complet, il est recommandé de faire établir ces actes notariés par un notaire allemand lors d’un séjour en Allemagne.

Dans les autres cas, la légalisation de signature suffit généralement. Il s’agit par exemple :

• les renonciations à la succession
• les déclarations devant servir de base à des inscriptions dans les registres allemands, telles que les demandes d’inscription au registre du commerce, l’autorisation d’inscription ou de radiation d’un droit inscrit au registre foncier
• les procurations (dans la mesure où aucune authentification n’est requise)
• les déclarations d’autorisation
• les demandes de casier judiciaire

Veuillez consulter les informations disponibles sur notre site web. Si vous êtes de nationalité allemande et que vous avez l'intention de vous marier à l'étranger, vous avez généralement besoin d'un certificat allemand de capacité matrimoniale, délivré par le bureau d'état civil compétent de votre (dernier) lieu de résidence en Allemagne.

Le bureau d'état civil compétent est celui dans le ressort duquel vous étiez domicilié(e) en dernier lieu en Allemagne. Si aucun bureau n'est compétent parce que vous n'avez jamais été domicilié(e) en Allemagne, c'est le bureau d'état civil (Standesamt) I de Berlin qui est compétent.

Veuillez contacter au préalable le bureau d'état civil compétent en Allemagne afin d'obtenir des informations fiables sur les documents à fournir et de demander le certificat de capacité matrimoniale.

Les certifications conformes de photocopies ou les légalisations de signatures éventuellement requises peuvent être effectuées ultérieurement à l'ambassade d'Allemagne à Berne, sur rendez-vous.

Lorsqu'une relation d'affaires est établie avec une banque – par exemple, lors de l'ouverture d'un compte –, une vérification d'identité doit être effectuée conformément aux dispositions de la loi sur le blanchiment d'argent (LBA). La responsabilité de cette vérification d'identité incombe aux banques elles-mêmes. C'est pourquoi les représentations diplomatiques et consulaires à l'étranger ne procèdent pas elles-mêmes à la vérification d'identité ni à la certification de signature lors de l'ouverture d'un compte.

Il existe toutefois les possibilités suivantes pour procéder à la vérification d’identité à l’étranger :

• Le cas échéant : les succursales à l’étranger de la banque concernée ; certaines banques proposent également la possibilité d’une identification par vidéo
• Dans les États membres de l’UE, les avocats, les notaires et d’autres banques peuvent procéder à l’identification

Dans les cas exceptionnels suivants, la représentation diplomatique peut participer à la vérification d'identité :

• Les étudiants étrangers sont tenus, avant leur entrée en Allemagne pour y poursuivre des études, de prouver, lors de la demande de visa, qu'ils disposent de moyens suffisants pour financer leurs études au moyen d'un compte bloqué. Il en va de même pour l'entrée sur le territoire en vue de la recherche d'un emploi. Dans ces cas, les représentations diplomatiques peuvent participer à la vérification d'identité en certifiant la signature et en certifiant une copie de la pièce d'identité
• Souscription de prêts étudiants auprès de la KfW

Le texte de l'acte est rédigé en allemand, car cet acte est en principe destiné à être utilisé en Allemagne. Si nécessaire, le texte de l'acte est traduit oralement en français ou en anglais par l'officier public lors de l'authentification. Si vous ne maîtrisez pas suffisamment l'allemand, veuillez vous faire accompagner d'une personne capable de traduire.

Si une traduction écrite dans une autre langue s'avère nécessaire, celle-ci doit être commandée à vos frais auprès d'un professionnel qualifié en dehors de l'ambassade.

Le texte dont la signature doit être légalisée doit être rédigé dans une langue que la personne présente et le fonctionnaire consulaire maîtrisent. C'est pourquoi les textes en allemand, en français ou en anglais sont généralement acceptés.

Pour les textes rédigés dans d'autres langues, il est important que la personne présente connaisse le contenu du texte et que le fonctionnaire consulaire puisse en comprendre le contenu grâce à ses propres connaissances linguistiques. Dans le cas de textes rédigés en plusieurs langues, il convient d'indiquer quelle version linguistique fait foi.

Les consuls honoraires ne peuvent pas procéder à des authentifications. Les consuls honoraires sont des particuliers qui exercent cette fonction à titre bénévole, parallèlement à leur activité professionnelle. Il est donc conseillé de se renseigner au préalable par téléphone sur les services proposés et sur la manière de prendre rendez-vous.

Les bureaux des consuls honoraires à Bâle, Genève, Lugano et Zurich en Suisse et à Gamprin au Liechtenstein peuvent procéder à la légalisation de signature et à la certification conforme de photocopie.